主催の今昔です。
長期間何のご連絡もできずに申し訳ありませんでした。
アフロサミット15の詳細、申込について詳細をお知らせする事ができず、皆様に大変なご迷惑とご心配をかける事になりました。
開催を危ぶむ状況で、中止とするか大変悩みました。
悩みましたが、不可能と諦める前に出来るだけの事はやろうと覚悟しました。
今の状況でつつがなく開催というわけにはならないと思いますが、開催実現に向けて粉骨砕身して尽力しますので応援いただければ幸いです。
しかしこのまま開催準備を進めるわけには参りませんので、告知、申込の準備不足の原因とそれによる変更点について説明させて頂きます。
私個人の事情により主催を続ける事が難しくなり、今回を最後に主催を辞めるという事は前回前々回とお知らせしておりました。
その理由であった私自身の体調不良と父の看介護に加え、
東日本大震災の影響で仕事のウェイトが過重となりプライベートな時間が無くなり、
結果、開催準備に割ける余力がなくなった事が準備不足の原因です。
仕事に関してはクリアしましたが、体調不良と看介護についてはクリアしている報告ができない状況です。
開催準備を簡略化することで開催実現の対策としたいと思います。
それにより、申込不備への個別対応は例外なく出来なくなります。
申込不備は修正依頼差し戻しではなく、修正できる限りをこちらで修正した上で受付します。
サークルカットデータの解像度違いや文字化け等、修正不能の物はそのまま使用することになりますのでご注意下さい。
サークルカットの送り忘れについても白紙掲載となります。
重要な変更点
1
コスプレが
「事前登録制」
「人数制限有り(先着60人)」
になりました。
2
サークル申込スペース代
・1スペース300円
・2スペース600円
当日後払い可能
3
〆切スケジュール
5/6 サークル申込一次〆切 コスプレ登録一次〆切
5/13 サークル申込最終〆切 コスプレ登録二次〆切
5/20 サークルカット、お題カット送付〆切 コスプレ登録三次〆切
5/27 コスプレ登録四次〆切
1詳細
申込用紙による郵送申込、
またはサイトから事前登録を受け付けいたします。
(登録料は、従前通り当日支払い)
更衣室の混雑対策として導入。
カメラのみの登録者は更衣室を使用しないので人数制限なし。
前回は会場キャパシティから考えて無理のあるコスプレ登録者数となりました。
その結果、
「更衣室の列に1時間も並んでるのに、まだ入れない」
という苦情をいただき、大変ご不便をおかけしました。
「本来は荷物置き場であった場所を更衣室に代える」
という対応をして急場をしのぐことになりました。
昨今はコスプレイヤーが増え、なかなか適正なスペースが用意できないでいます。
当日登録のため、何人分のスペースが必要なのか、当日までわかりません。
しかし会場配置を当日決めるわけにも参りません。
また、前回のように「100人分のスペースが必要」となっても、会場規模から言って叶えられそうにありません。
そこで、混雑軽減対策として「事前登録制」と「人数制限」を導入することにしました。
コスプレ登録は [事前登録・先着60人]
カメラ登録は、従前通り当日受付
となります。
会場規模から鑑みて、この人数以上だとかなりの不便を強いることになると思います。
利用者の不便を減らすための対策ですのでご了承願います。
2詳細
15詳細の告知ができずにいた事で一番の迷惑を被ったのがサークル参加者と思います。
せめてものお詫びと思い、スペース代を半額としました。
申込用紙は赤字で手書き訂正しております。訂正金額での申込をお願いします。
(訂正前の申込用紙をお持ちの方には別個にご連絡さしあげています。)
超過金額があった場合、開催当日に現金にて返戻となります。
郵送にて申込用紙請求いただいた方には、かかった送料をお返ししていますので確認ください。
また、申込のお手間を減らすため、当日後払いを復活させました。
申込用紙を郵送で請求されている場合、申込用紙には該当欄がありませんが、備考欄に「当日後払い」と記入して頂く形で対応する旨の説明を別紙添付しています。
申込用紙をダウンロード、ネットプリントする場合は、訂正した申込用紙となっています。
オンライン申込の場合も、訂正した申込フォームを用意しています。
3詳細
〆切スケジュールを大幅に変更しています。
短い期間ではあるのですが、作業時間を考えるとかなりギリギリのスケジュールなのでひとまずご勘弁ください。
サークルカットだけであれば〆切後2、3日ほど待てると思いますので、カット後送での申込も受け付け可能です。
(オンライン申込フォームを使う場合、白紙カット添付で送信して下さい。)
取り急ぎ危急の必要事項のみ。
事情説明や変更詳細は帰宅後改めてご報告します。
今まで主催として動くことができない状況にあり
開催中止もやむを得ないと考えていましたが、
できるだけの方策をとって開催実現を図ろうと思います。
申込用紙ダウンロードURL(PDF形式・A4出力用)
http://karen.saiin.net/~620-ks/afrosummit/dl/15m.pdf
申込用紙のネットプリント予約番号
・催事概要,サークル申込用紙 77244308
・申込注意,コスプレ登録用紙 22015586
5月10日24時まで
* フォームへのリンク *
(携帯版)
申込用紙請求フォーム
http://ws.formzu.net/mfgen/S63523908/
コスプレ登録フォーム
http://ws.formzu.net/mfgen/S56928004/
(PC版)
申込用紙請求フォーム
http://ws.formzu.net/fgen/S63523908/
コスプレ登録フォーム
http://ws.formzu.net/fgen/S56928004/
サークル申込の二次募集をいたします。
二次募集期間は10日～14日(必着)。
配達遅延や郵便事故とおぼしき申込があり、申込事務作業を進めずにストップしております。
日曜、祝日と郵便局や配達のお休みが続いてしまう事もあり、待機時間ができてしまいました。
しばらく申込事務作業を進める事ができなさそうなので、折角なので二次募集もする事にしました。
申込し忘れている方などありましたら、お申込お待ちしております。
パンフレットの編集作業は進めています。
二次募集申込へのお題カットの同封はご遠慮下さい。
メールアドレス記載の申込サークル宛に送信している
「申込受理メール」内にて、
サイトでのサークルリスト公開は1月15日、
案内書発送は1月17日予定
とお知らせしておりましたが、
申込・入金確認が取れない申込が少なからずありますので
予定通りの公開・発送ができないことになりました。
現在、作業計画の見直しをしております。
進捗状況は管理ブログで随時お知らせします。
1月7日着 auアカウント1件
1月8日着 docomoアカウント1件
申込用紙にメールアドレスが書いてある場合は、申込を受理した旨のメールを送っています。
メールアドレスの書き間違いや変更があっても不備になりませんが、メールでのお知らせは出来なくなってしまいます。
(オンライン申込の場合、メールアドレス無効は不備となります。)
携帯メールを使用している方で、「パソコンからのメールを受け取らない設定」にしている場合は申込受理通知を受信できませんのでご注意下さい。
「.@」や「..」等特殊な文字列を含むメールアドレスは
docomoとau及び系列会社でしか取得できません。
一般的なメールアドレスとして使用できませんので、ご注意下さい。
メールアドレス欄内にも「不可」と明記しています。
規定に添った申込をお願いします。
申込不備のある方から順に連絡差し上げています。
早急に不備改善してもらいたい、不備の大きい方から先に送っております。
メールが戻ってきてしまう方には電話にて連絡しております。
パソコンからのメールを受け取らない設定にしないようお願い致します。
それに伴い、不備の無い方、些少の不備の方への申込受理メールの送信が遅れています。
時刻的にはイベント当日となりました。
久しぶりに別冊が発行となりました。
(現在製本中)
ギリギリまで粘って作成していたので、こんな瀬戸際のお知らせです。
今回はサークル参加申込に特化した内容となっています。
内容から鑑みて、参加者全員への配布ではなく、希望者のみへの配布となります。
サークルスペースへの配布、
ペーパー置き場、
物販、
イラストオークション出品受付、
コスプレ・カメラ登録受付、
記入所、
以上の場所で配布しておりますので、ご自由にお持ちください。
サークルリストをアップしました。
後日、会場配置図もアップします。
メール返信、本日中に終わりませんでした。
現在メール頂いてる方は明日までお待ち下さい。